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Conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace: qual a diferença?

Para entender as diferenças entre conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace é preciso saber como funciona cada um dos processos. Somente assim, é possível ter um controle efetivo do que entra no caixa referente às vendas feitas. Toda atividade financeira demanda atenção, devido à complexidade do controle da receita. No entanto, considerando a variedade de sellers, o cuidado deve ser redobrado — é preciso conferir e identificar cada valor para evitar erros na hora do repasse.

Neste post, trazemos um conteúdo sobre as diferentes conciliações e como funciona cada uma delas. Continue lendo para conhecer a importância de fazer esse processo corretamente e por que contar com a ajuda de um parceiro como a Atos!

O que é a conciliação de cartão de crédito?

Esse é o processo de conferência das informações de vendas feitas por meio das maquininhas (POS e TEF) e também em canais digitais que transacionam por gateways de pagamento que processam as vendas com cartão de crédito e débito, tais como as plataformas de e-commerce e, mais recentemente, os sistemas de venda por aplicativos de mensagens (por WhatsApp, Messenger e Telegram). Com ela, é possível confrontar se os valores das vendas por cartão de crédito estão em conformidade com os repasses das operadoras.

Esse é o momento de fazer análises importantes e verificar:

  • os valores repassados;
  • as taxas de cartão negociadas no contrato;
  • o desconto referente ao aluguel para uso da maquininha de cartão.

A conciliação de cartões existe para assegurar que os valores pagos pelas operadoras sejam resultado das vendas feitas. É uma forma de confirmar a entrada da receita e, ao mesmo tempo, evitar reflexo negativo nas finanças.

O que é conciliação de marketplace?

Em se tratando do e-commerce, é comum realizar vendas através de lojas parceiras com maior reputação e audiência, como por exemplo Mercado Livre, Amazon e Magalu. Essas grandes lojas são conhecidas como marketplaces. A conciliação diz respeito à conferência das informações obtidas pelas partes envolvidas — o marketplace e cada um dos lojistas (sellers). É preciso conciliar para identificar os valores a serem repassados, correspondentes às vendas feitas. Durante um período, as vendas concluídas são computadas em um mesmo processo, para só depois serem conciliadas e distribuídas aos lojistas. Só assim, é possível identificar as transações e atribuir o valor que é de direito de cada um.

Como essas conciliações funcionam?

A contabilização das vendas efetuadas em um determinado período é essencial, tanto para o seller quanto para o marketplace. É preciso conferir cada venda feita, considerar os pedidos cancelados ou que sofreram chargeback. Como as cobranças contestadas pelo titular do cartão não podem entrar na contabilização de repasse, a atenção deve ser redobrada. Também os descontos, taxas, valores de frete e comissão são considerados no processo de conciliação.

Em caso de adesão pelo seller a outros marketplaces, com regras e taxas diferentes, a conferência exige um trabalho mais aplicado de conciliação financeira sobre os produtos vendidos nas demais plataformas. Vale salientar que há um risco iminente de deixar passar algum valor ou de cometer erros na conciliação e apuração do saldo. É uma operação cotidiana que, quando feita com a ajuda da automação, permite que o tempo da equipe seja mais bem aproveitado, para pensar em estratégias a fim de aumentar as vendas online.

Qual a importância da conciliação?

O marketplace tem um funcionamento ramificado, com diversas vertentes de atendimento e sellers de diversos segmentos. Com isso, não somente os repasses das vendas, mas também as taxas cobradas sobre a transação financeira unitária devem compor o processo de conciliação.

Na conciliação, os números apurados são distribuídos para os participantes das vendas, ao passo que fornece dados confiáveis para a tomada de decisão sobre aspectos como:

  • projeto de expansão;
  • desvinculação de um seller com baixa rentabilidade;
  • formação e inclusão de novas parcerias.

Veja alguns benefícios que a conciliação financeira pode proporcionar a um negócio virtual!

Segurança para os sellers

Para o lojista, é de suma importância garantir que os valores repassados pelos marketplaces estejam de acordo com as condições de contrato, respeitando as taxas, valores de frete, repasses complementares de promoções realizadas pelo marketplace, entre outras situações.

Em geral, as comissões dos marketplaces já são muito altas e eventuais prejuízos financeiros não detectados podem tornar essa parceria inviável.

Otimização de lucros

Tanto para o marketplace quanto para os lojistas, o objetivo principal de investir no negócio é a obtenção do lucro com as vendas, com o mínimo possível de despesas. Assim, a conciliação é um mecanismo para entender melhor o cenário sobre a movimentação de valores. De modo geral, um marketplace apresenta um desempenho elevado de vendas mensalmente, o que gera grande receita. Sem uma conciliação adequada, o acúmulo de valores pode causar desorganização financeira e atraso no repasse aos sellers.

Controle de vendas parceladas

Em muitas lojas, o pagamento pode ser parcelado via cartão de crédito, estando ciente do recebimento mês a mês, de cada parcela. Há segmentos onde é comum observar parcelamentos em até 12, 24 ou mesmo 36 vezes, intensificando a necessidade de controle. O acompanhamento rigoroso evita o risco de erro e perda financeira para as partes envolvidas. A conciliação assegura que todas as parcelas serão baixadas nas datas correspondentes e que os repasses acontecerão com o montante previsto pelos lojistas.

Como forma de impulsionar o capital de giro, muitas lojas usam como estratégia de negócio a solicitação de adiantamento das parcelas, cientes da taxa de serviço cobrada pelas operadoras. O departamento financeiro do marketplace é responsável por identificar o valor total e proceder com uma baixa única, para fechar a conciliação, sem deixar pendências.

Quando isso não acontece, há um furo no caixa, que em médio e longo prazo será difícil de identificar, causando a famosa “bola de neve”. Mais uma vez, a confiabilidade das relações está em jogo e esse tipo de ocorrência pode comprometer o futuro do negócio.

Comissionamento adequado

Visando o lucro, cada seller que atua diretamente com vendas almeja receber seus valores de comissão dentro do prazo. É obrigação do marketplace fazer o repasse adequadamente, para manter a boa relação com os vendedores.

Com um sistema de automação, esse processo é mais fácil, uma vez que os valores serão alocados diretamente nas contas correspondentes. A parametrização do sistema cria regras para que os títulos sejam atrelados às contas de cada loja, observando os detalhes do acordo entre as partes.

É preciso atentar para o chargeback e controlar de perto as ocorrências de pedido de estorno das compras feitas por cartão de crédito. É uma ação que não ocorre junto com a conciliação financeira, mas impacta nas projeções futuras dos lojistas e do marketplace.

O sistema automatizado é programado para identificar as movimentações originadas do pedido de estorno e providenciar a devolução automática. Assim, a participação humana é de acompanhamento, sem interferência manual e risco de repasse equivocado.

Repassar a um seller um valor estornado e depois solicitar a devolução é um problema que nenhuma gestão de marketplace deseja enfrentar. O tempo, o trabalho e a admissão de um erro produzem uma imagem negativa sobre a capacidade de controle do departamento financeiro.

Por que organizar a conciliação financeira em um marketplace?

Um e-commerce é dinâmico e expansivo, com variedade no catálogo de produtos, formatos de vendas, público-alvo, bem como alternativas de negócio virtual para os anúncios. A conciliação possibilita melhor percepção das oportunidades, como projetos de crescimento e identificação de negócios pouco rentáveis, o que direciona para a inclusão de novas parcerias. Com isso em mente, devemos pontuar algumas razões para se conciliar aos valores a serem repassados pelos marketplaces de uma forma mais organizada.

Garantia de segurança dos repasses para os sellers

No e-commerce, o número elevado de negociações e plataformas ocorre para aumentar as vendas e conseguir ainda mais alcance em relação a diversos públicos diferentes. Considerando isso, podemos imaginar que o número de títulos para viabilizar uma vinculação é proporcional, senão maior. Fora o fato de que os repasses acontecem após a realização de uma venda, exigindo uma perfeição ainda maior no processo.

Nesses aspectos, conciliar repasses de uma forma integrada e funcional não apenas melhora suas práticas financeiras, como também demonstra segurança em suas parcerias, gerando novos negócios e confiança na gestão responsável.

Apontamento de resultados

A conciliação também pode ajudar você a compreender mais o seu negócio, ao apontar resultados e identificar o controle de sua movimentação financeira. Analisando os dados, é possível reconhecer o progresso das vendas e proceder com alguma ação extra ou modificações.

Identificar a performance financeira em cada canal de venda é muito importante, para diferenciar o impacto dos custos variáveis da operação na lucratividade do seu negócio. Os grandes volumes de repasses, quando analisados de forma automatizada, permitem a verificação dos resultados por meio de gráficos intuitivos e de fácil análise de resultados. Saúde financeira pode, e deve, ser verificada rapidamente.

Quais as diferenças entre conciliação de cartão de crédito e de marketplace?

As diferenças nas conciliações de cartão de crédito/débito e marketplaces se dão basicamente nas ocorrências que existem em cada processo.

Quando a venda é no cartão, situações como chargebacks e cancelamentos devem ser monitoradas de perto.

Já nas vendas através dos marketplaces, existem muitas outras situações como diferença no frete cobrado do cliente versus o frete cobrado do lojista, promoções em que o marketplace autoriza um desconto e depois deve repassar a diferença do preço ao lojista, repasses não realizados por falta de confirmação de entrega do pedido, penalidades por atraso na entregas, bônus por cumprimento de metas, entre outras.

Como fazer as conciliações?

Independentemente da conciliação ser feita de forma manual ou automática, o processo é basicamente o mesmo:

  • registro diário de todas as vendas;
  • acompanhamento das taxas e comissões;
  • análise de ocorrências como cancelamentos, chargebacks e estornos;
  • baixa dos títulos no sistema;
  • conferência do saldo bancário.

A diferença é que dependendo do volume de transações, fica muito difícil fazer o processo de forma manual e isso acaba tomando muito tempo da (s) pessoa (s) envolvida (s) no processo.

Já com uma solução especializada, a grande parte das tarefas é feita de forma automática, e o responsável deve examinar apenas as divergências apontadas.

A seguir, apresentaremos algumas práticas são essenciais para que a conciliação funcione corretamente. Veja algumas delas!

Acompanhe os recebíveis

Esse é um controle que permite a visualização de operações como cancelamento, recebimento, antecipações e faturamento. Basta cruzar as informações das vendas feitas com o programado para receber e será possível prospectar as entradas no caixa.

Corrija as inconsistências

Se houver alguma divergência no valor de tarifas e taxas, algum valor incorreto ou problemas em qualquer lançamento, a conciliação consegue localizar o erro e apontar sua origem, fornecendo base para correção imediata.

Conte com um sistema de conciliação

Você pode até recorrer às planilhas eletrônicas para fazer o controle das vendas por cartão de crédito. No entanto, além do risco de perder informação com a inserção manual de dados, o tempo destinado à tarefa diária pode ser usado para outras demandas. Assim, a melhor maneira de agilizar o processo e garantir maior segurança é ter um software de automação. Um sistema especializado fará a conciliação automática de uma maneira rápida, produtiva e eficiente.

Quais os riscos de não fazer uma conciliação adequada?

A não conciliação, seja de cartão de crédito ou do marketplace, acarreta problemas graves que nenhuma empresa deseja enfrentar, seja qual for o tipo de negócio. Confira alguns riscos que podem e devem ser evitados.

Cerca de 2% das vendas podem não ser confirmadas pelas operadoras

Pode parecer um número pouco expressivo, no entanto, pelos cálculos, considerando o volume de transação dentro de um período mais longo, o prejuízo pode ter um impacto negativo. Assim, ao fazer vendas com cartão e operar com um marketplace, sua empresa precisa da conciliação de cartão de crédito para garantir que todos os lojistas receberão pelas vendas feitas.

Perda de tempo com processos à mão

A conferência manual das vendas por cartão requer o acesso a diversas páginas das operadoras, para salvar os dados referentes às transações de vendas, o que demanda tempo e um número maior de profissionais para a conferência. As empresas com processo manual acabam por perder tempo e eficiência, com grande probabilidade de erros, por se tratar de um processo demorado, detalhado e até mesmo exaustivo.

Possíveis ocorrências:

  • erros na digitação durante o processo de conferência, por se tratar de uma atividade com repetições e que pode induzir ao erro;
  • valores inconsistentes na apuração das vendas;
  • insegurança durante a conferência;
  • prejuízo financeiro.

Antecipação sem devido acesso às informações

Uma das estratégias de vendas é a antecipação do crédito para cobrir gastos, mesmo que isso acarrete algum prejuízo devido às taxas cobradas. Sem o controle efetivo da gestão financeira no marketplace há um risco de erro no processamento do repasse.

Quando os recebíveis são antecipados junto à operadora sem o devido conhecimento das parcelas solicitadas, a perda financeira pode ser muito maior que o previsto, por isso, é muito importante:

  • identificar as parcelas antecipadas;
  • verificar a taxa cobrada em cada parcela e o dia da antecipação;
  • confirmar se o valor foi creditado na conta informada;
  • verificar se a taxa de referência é a mesma negociada junto à operadora.

Cobrança indevida de taxas de cartão

Se você não conhece as taxas cobradas pela operadora de cartão, talvez pague valores indevidos e não saiba, o que é bem comum em muitas empresas. Por isso, o controle das taxas é tão importante, uma vez que podem ter variação entre as operadoras, tipos de segmento ou mesmo serem cobradas diferentemente do previsto no contrato.

Risco de fraudes

A maioria das empresas desconhece as ocorrências de fraude no estabelecimento e são surpreendidas com grande prejuízo. Um golpe comum é o da máquina de cartão, que ocorre quando uma POS sem fio é trocada por outra similar. Nesse caso, a venda feita na maquininha, em vez de ir para a conta bancária da empresa, cai em outra, registrada pelo golpista. Um crime simples, frequente e difícil de perceber se não houver um bom controle.

Prejuízo financeiro

O risco de prejuízo financeiro está diretamente ligado a descontrole e falta de acompanhamento. Em resumo:

  • milhares de brasileiros usam cartão de crédito, logo, se preocupar com a correta conciliação de cartão é obrigatório;
  • uma empresa sem controle e organização terá grandes prejuízos, sem a confirmação da venda em uma operação feita por cartão de crédito;
  • uma conciliação feita corretamente aumenta o potencial de sucesso do negócio, afinal, quem não concilia pode perder dinheiro.

Como a Atos Data pode ajudar?

A Atos Data desenvolveu uma solução de conciliação de cartões de débito, crédito e marketplaces completamente integrada ao ERP TOTVS Protheus, para automatizar o processo de baixa dos títulos, atualização dos saldos bancários e contabilização das operações.

O sistema importa dados das adquirentes e marketplaces em diversos formatos e layouts e baixa automaticamente os títulos no sistema, registrando as taxas, comissões, cancelamentos, estornos e demais ocorrências que possam existir.

No final, há um painel onde o usuário pode examinar as divergências e emitir relatórios gerenciais do processo.

Essa é uma forma de minimizar o risco de erros e maximizar a segurança das partes envolvidas sobre os recursos recebíveis. Sem contar na confiança gerada entre as partes, que é primordial para manter as relações de negócio. Usando um conciliador automático será mais fácil proceder com a conferência de todas as vendas e os recebimentos da empresa.

Com um sistema especializado sua empresa consegue:

  • centralizar todas as informações das vendas e conferir os comprovantes sem a necessidade de acessar a plataforma das operadoras;
  • identificar as divergências nas taxas de cartão, pedidos de chargebacks, solicitação de cancelamentos ou de antecipação;
  • conferir as vendas, assegurando que os valores sejam corretamente creditados;
  • visualizar o dia a dia da gestão financeira de modo integrado e centralizado;
  • obter relatórios atualizados para gerenciamento e planejamento do fluxo de caixa.

Como funciona, na prática, a automatização da Atos Data para a conciliação?

Para melhor visualização, veja como é feita a conciliação a partir do sistema da nossa empresa e de acordo com a operação em andamento.

Conciliação das vendas feitas

Essa é uma conciliação importante para análise das transações incluídas no software de gestão, comparadas às informações disponibilizadas pelas operadoras. Ao confrontar os valores, a empresa verifica se as transações foram feitas e pode identificar falhas como:

  • inconsistência nos valores registrados;
  • transações duplicadas;
  • vendas canceladas;
  • vendas que não foram comprovadas pela operadora, mas registradas no software.

Conciliação dos valores recebidos

Após conciliar as vendas, é hora de verificar os recebíveis previstos no fluxo de caixa da empresa. A operação é usada para análise dos dados registrados nos comprovantes de vendas comparados ao demonstrativo de pagamento das operadoras e permite verificar:

  • o recebimento correto de cada transação;
  • discrepância nos valores recebidos;
  • as diferentes datas para pagamento, em relação à data que o pagamento foi feito;
  • a confirmação das vendas canceladas e desconto correto do valor;
  • o desconto devido nas contestações de compra;
  • a divergência nas taxas cobradas e negociadas com as operadoras;
  • o controle das taxas cobradas na antecipação e se os valores estão de acordo.

Conciliação Bancária

A conciliação bancária é fundamental, uma vez que confronta as informações disponíveis no relatório fornecido pelas operadoras com os dados nos extratos das contas bancárias da empresa.

Fazendo isso é possível:

  • saber se existem valores recebidos diferentes dos valores que a operadora informou no relatório;
  • confirmar se tudo o que a empresa esperava receber foi, de fato, pago pelas operadoras.

Se você já faz esses processos na sua empresa, ponto positivo, mas se você não conhece nem metade deles, saiba que quase 30% das empresas não fazem nenhum controle das vendas feitas no cartão.

Muitos não entendem as diferenças entre conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace, ignorando a importância de ter um processo organizado e transparente. Afinal, quanto maior o controle, maior a certeza de ganhos e rentabilidade para todos.

Se você gostou deste post e percebeu quanto ter um sistema especializado pode facilitar as conciliações da sua empresa, entre em contato com a gente, agora mesmo, e saiba como podemos ajudar na otimização desse processo!

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