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Entenda porque sua empresa precisa de um conciliador de vendas para marketplaces

O comércio online em marketplaces é uma modalidade cada vez mais comum e que gera uma série de benefícios reais para os lojistas, mas também muitos desafios. Para lidar com os repasses e com a gestão dos pagamentos, é importante contar com um conciliador de vendas.

Eles são úteis para auxiliar na redução de custos e na automatização de processos burocráticos. Assim, a empresa garante agilidade no processo e foco no núcleo do negócio.

Tem interesse nesse assunto? Então acompanhe este artigo até o final e descubra como um software pode ser útil para realizar essa função e contribuir com o financeiro da companhia. 

Como funcionam as vendas em marketplaces?

Inicialmente, vamos entender como as vendas ocorrem em ambientes como os marketplaces. Um marketplace é uma espécie de shopping virtual, um local que reúne um conjunto de marcas e organizações competindo os mesmos clientes. A vantagem de contar com essa alternativa para as empresas de comércio online é a terceirização dos serviços. 

Os marketplaces oferecem estruturas prontas, com gestão própria para que os lojistas apenas os utilizem. Assim, funciona como um aluguel de um espaço virtual. A infraestrutura de TI, o domínio e a administração da capacidade são de responsabilidade do provedor do espaço. 

Para se conectar a essas megaestruturas, os vendedores ou as empresas que vendem precisam de aplicações intermediárias, os chamados integradores. Esses softwares permitem a comunicação, o alinhamento às regras de cada plataforma e o gerenciamento do que é vendido, além de controle de desempenho e de outras questões. 

Diferença entre loja virtual e marketplace

Se precisa comprar algo em uma loja virtual comum, o usuário deve seguir um conjunto de etapas, informando seus dados financeiros e combinando termos que dizem respeito ao processo e ao envio. Logo, o cliente lida diretamente com a empresa que controla o site, utilizando o sistema e o gerenciamento provido pelo setor de TI da própria loja. Inclusive, os indicadores de vendas são controlados internamente. 

Em um marketplace, no entanto, o contato com o cliente também é terceirizado. O comprador realiza o processo no site da plataforma e entra com dados no sistema deles.

Por isso, a vendedora precisa controlar essas transações e garantir que elas sejam devidamente repassadas para o seu caixa. Por mais que a infraestrutura terceirizada ofereça um bom apoio, essa é uma responsabilidade de cada vendedor.

Como as empresas acompanham os repasses dos marketplaces?

Diante do que já falamos, é possível perceber que o trabalho de gestão financeira de uma empresa integrada a um marketplace é complexo. É preciso verificar se os extratos de vendas registrados internamente (no próprio sistema ERP da companhia) estão corretos e realmente de acordo com as transações que foram realizadas nos espaços terceirizados. 

Muitos gestores pensam que não há necessidade de realizar esse trabalho, pois afirmam confiar nas plataformas de vendas. Contudo, o problema não é esse, mas a complexidade desse gerenciamento em várias plataformas ao mesmo tempo — o que envolve taxas e outras situações que complicam ainda mais e merecem atenção.

Taxas e comissões

Cada marketplace cobra taxas específicas por venda e comissões que podem variar, a depender do produto vendido. Logo, cada compra realizada tem um desconto do valor total, o que funciona como uma taxa de aluguel pelo espaço utilizado. Assim, a gestão dos repasses das plataformas precisa considerar isso de modo a quantificar o lucro da vendedora.

O que complica é que cada marketplace repassa os pagamentos em períodos diferentes e tem sua própria relação de comissões. Para realizar uma administração financeira efetiva, é preciso conhecer e acompanhar as regras específicas. Desse modo, é possível saber quais produtos foram vendidos, quais ainda não e outra situações que ocorreram, como pedidos cancelados.

Gestão manual

O que geralmente acontece é que as companhias realizam esse trabalho manualmente, com o controle feito por funcionários. Eles são responsáveis por acompanhar e compreender as prescrições de cada plataforma, gerenciando os prazos, imprevistos e repasses.

Esses mesmos membros também conferem se o que consta nos sistemas internos está de acordo com as informações dos marketplaces — o trabalho chamado de conciliação das vendas.

É preciso verificar cada extrato, controlar as saídas e considerar casos específicos, como multas, trocas e cancelamentos. Esse é um trabalho operacional extremamente complexo de ser feito e muito minucioso, facilmente suscetível a erros. Falhas nessa gestão podem gerar complicações financeiras sérias, como veremos em detalhes em um dos tópicos seguintes.

Esse controle está relacionado à administração dos recebíveis da companhia, o que deve ser feito de maneira consistente. Qualquer empresa depende do conhecimento sobre o que precisa receber, a fim de se organizar internamente com as próprias despesas.

Como funciona o conciliador de vendas para marketplaces?

Com esse cenário marcado pela grande complexidade da administração, a pergunta que os gestores se fazem é: os repasses estão sendo feito corretamente? O caixa da empresa está recebendo os pagamentos de todas as transações realizadas nos marketplaces? A preocupação é grande, já que os erros são comuns e naturais.

Nesse ponto, vale ressaltar a importância da automação. Um sistema conciliador de repasses trabalha com esse foco, buscando centralizar a gestão financeira e garantir que os lucros e as comissões sejam devidamente administrados, sem erros e sem gargalos operacionais.

Com ele, todo o trabalho de acompanhar os recebíveis e gerenciar as taxas fica a cargo de uma aplicação, que faz tudo isso com mais rapidez, de maneira automática.

O usuário somente precisa realizar uma entrada no software e esperar um extrato da conciliação, com as divergências e os problemas de conformidade. Com clareza e precisão, os gestores conseguem identificar onde estão os pontos problemáticos e podem trabalhar na solução. 

Assim, é possível gerenciar taxas, valores e imprevistos, com informações sobre depósitos, retiradas, arquivos XML de nota fiscal, antecipações e seus custos, comissões, entre outros fatores relevantes, em um local apropriado. A união das informações facilita a tomada de decisão e fornece uma visão mais consistente para a gestão. 

Ao lidar com o processo automaticamente, é possível controlar os dados de vários marketplaces ao mesmo tempo e administrar os diferentes prazos e regras, sem riscos de erros e de demoras. 

Qual é a importância de usar um conciliador de repasses?

Neste tópico vamos aprofundar a importância de um conciliador de repasses com uma série de vantagens que devem ser consideradas.

Transparência, controle e confiança

Um dos benefícios desse tipo de sistema é o fortalecimento da transparência, do controle e da confiança da gestão em suas finanças e em sua relação com as plataformas de vendas. Tudo fica claro e visível para os líderes, bem como fácil de controlar e administrar, o que gera tranquilidade e permite que o negócio evite problemas, permanecendo saudável e sustentável. 

O uso de um software gera transparência e menos transtornos para o próprio TI da corporação. Menos problemas operacionais vão acontecer, por isso as pessoas precisarão menos de suporte técnico e poderão focar nas suas tarefas e funções. O setor de tecnologia fica livre para contribuir estrategicamente com a empresa e alavancar o crescimento. 

Agilidade

A integração dos dados e a automação também agregam agilidade aos processos. A gestão financeira é feita com mais rapidez, e isso influencia positivamente os outros setores, eliminando pontos falhos e gargalos operacionais. Diferentemente da administração manual da complexidade dos repasses, o software conciliador realiza tudo com praticidade e sem sofrer interferência de fatores externos à sua programação. 

Tempo para outra atividades

Os funcionários ganham mais tempo para cooperar com outras tarefas, inclusive algumas mais criativas e estratégicas. O uso de automação em um processo tão burocrático é interessante, pois auxilia o controle de pessoal e permite que os recursos humanos sejam aproveitados ao máximo, com a finalidade de alcançar resultados melhores e mais competitivos. 

Isso significa menos custos com mão de obra. A empresa vai, na verdade, ganhar um conjunto de colaboradores prontos para desempenhar novas atividades, o que dispensa a necessidade de contratações e de treinamentos. O gerenciamento das finanças ajuda a gerar benefícios econômicos relacionados diretamente à administração do dinheiro e de recebíveis, mas também com o melhor uso dos recursos humanos. 

Menos prejuízos financeiros

Outra implicação é a redução drástica de prejuízos financeiros. Se eles são comuns em gerenciamento manual de recebíveis, serão praticamente anulados com um software específico a fim de automatizar a tarefa.

Esses prejuízos estão associados a uma margem de lucro menor do que o ideal, ou seja, repasses insuficientes. Isso gera problemas na gestão financeira, pois as entradas não suprem as necessidades e as despesas regulares.

Funciona assim: por cada produto vendido, a empresa deve receber um valor, para compensar o investimento feito em trazer aquela mercadoria para o seu estoque e gerar lucro. Se o gerenciamento dos recebíveis é feito com um bom sistema, a companhia consegue garantir a sua porcentagem intacta, pagar as devidas taxas e suprir as demandas de relações com outras companhias, como fornecedores.

Mais produtividade

A agilidade no repasse e na liberação de funcionários implica em mais produtividade para todos os setores envolvidos nessa função. Afinal, é possível produzir mais com a infraestrutura e o aparato de sempre, já que os principais problemas operacionais relacionados à gestão financeira foram eliminados. 

Melhor precificação e visão do negócio 

A automação também favorece a precificação dos produtos, pois gera uma visão completa do negócio. Uma vez que os administradores são capazes de enxergar bem os pontos necessários e gerenciar sem perder nada do que é relevante, podem tomar decisões com relação aos preços e obter melhores resultados. 

A depender das taxas e das comissões pagas, o preço de um produto pode ser ajustado dinamicamente para que o lucro seja mais satisfatório. Isso está associado à competitividade dos valores cobrados e à adequação ao mercado. 

Controle de fluxo de caixa 

Uma implicação fácil de compreender é a melhoria no monitoramento do fluxo de caixa. O sistema otimiza o gerenciamento de cada transação e o impacto delas no caixa da companhia. Da mesma forma, contribui para o aumento da visibilidade dos recebíveis, o que gera uma previsibilidade financeira maior. Isso tudo ajuda nas decisões e gera mais inteligência para os administradores.

O fluxo de caixa se torna mais rápido e ágil, com os devidos repasses sendo feitos naturalmente. O controle permite saber, sem erros, quando o valor X referente à transação Y realmente entrará no caixa e poderá ser usado. Tudo de maneira clara e simples de compreender.

Gerenciamento de estornos e cancelamentos

Uma questão que torna a gestão financeira em marketplaces mais complexa é a incidência de estornos e cancelamentos. Afinal, eles são registros com status dinâmico, que mudam de forma imprevista — o que é um problema para companhias que insistem em gerenciar todo o processo manualmente. O conciliador de vendas é útil nesse sentido, pois ajusta as variáveis automaticamente.

Com ele, é possível administrar os cancelamentos e estornos de maneira prática, com atualizações precisas nos registros e relatórios, e isso deixa tudo claro para os gestores. Dessa forma, essas situações inesperadas são contornadas de maneira inteligente e não prejudicam as finanças. 

Prevenção de falhas e fraudes

A possibilidade de haver falhas no repasse e na comunicação entre os vendedores e marketplaces é real, principalmente quando existem muitas plataformas envolvidas. No entanto, com um bom software para gestão desse processo, essa possibilidade é atenuada, já que tudo fica transparente para a companhia e os líderes.

É possível entender quais são as divergências entre os dados da empresa e o que foi informado pelas plataformas, identificando a raiz do problema. 

Se houver algum problema em relação à segurança, como alguma interferência externa de algum mal-intencionado, o software dá insights suficientes para que os gestores descubram e possam tomar medidas a respeito. Dessa forma, a corporação se mantém segura e evita complicações.

Quais problemas podem acontecer pela falta de um conciliador de repasses de vendas?

Neste tópico vamos aprofundar os problemas que podem ocorrer caso uma empresa não tenha um conciliador de repasses de vendas.

Falta de controle de margem de lucro

Um dos problemas é a ineficiência no controle e na administração da margem de lucro. Já que não há visibilidade sobre as taxas, as comissões e os reais valores dos produtos, muito menos visão das compras finalizadas, a organização não consegue dimensionar a lucratividade.

Isso atrapalha a compreensão do negócio e impede que objetivos sejam traçados corretamente. Se não há um entendimento claro do presente, é impossível pensar no futuro.

Falha no pagamento das despesas

Outra característica negativa é a falha no pagamento das despesas importantes, o que leva a companhia a uma situação de endividamento. Esse cenário ocorre porque não há controle das taxas, do lucro, portanto, das reais entradas da organização. Assim, não dá para estabelecer uma relação concreta entre entradas e saídas, o que pode gerar descontrole e desequilíbrio. 

Empresas são organismos com finanças pouco previsíveis. Não é como a vida pessoal, por exemplo, na qual contamos com um salário fixo todo mês. A complexidade da gestão de uma companhia faz com que existam diversos impasses e fatores que dinamizam essa noção de recebíveis. Portanto, é fundamental administrar tudo com cuidado, a fim de manter a saúde das operações.

Fraudes 

Como mencionamos no tópico anterior, plataformas de e-commerces estão sujeitas a fraudes de diferentes tipos. A falta de conciliação coopera para que a companhia esteja ainda mais vulnerável a esse tipo de problema. Sem o devido controle das transações que foram finalizadas, por exemplo, os vendedores podem sofrer com golpes de cancelamentos inesperados. 

Além disso, existem questões envolvendo cartões de créditos, como cancelamentos deles. Qualquer variável pode afetar o total de recebíveis, mas sem a devida conferência, a organização não fica sabendo e não tem como gerenciar isso.

Descontrole das taxas dos marketplaces

Quando lida com diversos marketplaces ao mesmo tempo, a empresa deve administrar diferentes informações. A complexidade é muito grande e pode gerar uma total confusão sobre as finanças.

Como já falamos, pode haver facilmente um problema na administração da margem de lucro, das despesas e de outros fatores, o que complica a relação com as plataformas de venda. Assim, é praticamente impossível obter os benefícios de vender nesses espaços.

Um exemplo claro disso é a falta de visualização das taxas e comissões de cada site. A depender da situação, não é vantajoso continuar trabalhando com determinado marketplace. No entanto, a gestão só vai saber disso se puder controlar os valores e acompanhar as mudanças. 

Como escolher o conciliador de vendas ideal para a sua empresa?

Vamos detalhar algumas dicas de como escolher um conciliador de vendas ideal para o seu negócio. Acompanhe!

Reputação

É fundamental avaliar a reputação da companhia provedora. A sua empresa precisa de um bom produto, e organizações reconhecidas pela qualidade oferecem isso. Com essa análise, a gestão encurta o caminho e chega mais rapidamente à opção viável. Uma boa reputação geralmente aponta para mais profissionalismo e resultados de sucesso. 

Adequação às necessidades

Juntamente ao fator anterior está a adequação às necessidades específicas da companhia. Cada empresa precisa procurar alternativas que realmente possam ajudar nos seus problemas e oferecer flexibilidade. A provedora deve adaptar a solução às demandas de todos os clientes, pois isso ajuda a otimizar os processos

Como estamos falando de uma função específica (conciliação de vendas para marketplaces), esse aspecto se limita aos recursos periféricos, que vão além da solução principal. Quais são os diferenciais da opção analisada? Essas características especiais estão alinhadas ao que a sua companhia precisa? Essas devem ser as perguntas.

Integração com o marketplace desejado e com sistemas internos

Outra característica é uma boa integração com os marketplaces desejados e com os softwares internos. É importante verificar de que maneira o software de conciliação trabalha para se comunicar com outras ferramentas — isso viabiliza uma escolha que esteja alinhada aos objetivos da empresa.

Agilidade

A agilidade do software deve ser analisada, já que influencia diretamente na qualidade dos processos. Um sistema rápido coopera com a produtividade e com o trabalho de todos os envolvidos, já que entrega resultados com a devida agilidade e permite uma comunicação eficiente com todos os setores.

Usabilidade

O sistema é fácil e simples de usar? Requer muito treinamento? É intuitivo para diferentes tipos de usuário? Esses questionamentos também devem ser feitos, a fim de esclarecer se o software em questão realmente coopera com os usuários.

Se for uma aplicação complexa demais, o fator agilidade vai estar comprometido e a organização perderá tempo e dinheiro. Para obter e maximizar os benefícios de uma boa conciliação, a usabilidade é um aspecto a ser considerado.

Confiabilidade

Não esqueça de ponderar sobre a confiabilidade e a segurança. Esse software será responsável pela centralização de dados importantes acerca das operações de sua empresa, por isso deve oferecer tranquilidade para a gestão de projetos e apresentar ferramentas e soluções de proteção e robustez. 

Suporte

Da mesma forma, o suporte e o atendimento devem ser considerados com cuidado. Isso vai ser fundamental para as operações do dia a dia. Se a assistência é boa, a corporação consegue chegar aos resultados esperados e utilizar corretamente o software. Além disso, é possível reduzir erros nas operações e aproveitar o máximo possível das ferramentas. 

O atendimento deve ser atencioso, prestativo e, sobretudo, consultivo. Os funcionários devem focar nos problemas e buscar as melhores soluções. Além disso, é interessante verificar a velocidade desse suporte e a eficiência das respostas concedidas.

Mobilidade

Outro fator interessante para focar é a mobilidade. Atualmente, é muito importante contar com sistemas que podem ser acessados de diversos pontos diferentes, em qualquer momento, pois isso agiliza o trabalho e gera produtividade. Assim, é interessante conferir se a alternativa analisada dá suporte a essa necessidade e se permite acesso rápido em qualquer dispositivo.

Com mobilidade, é possível tomar decisões rápidas e acessar informações relevantes dos sistemas em tempo real. Assim, a liderança consegue visualizar o que é importante em um tempo bom e adequado para solucionar os problemas necessários. 

As vendas em plataformas terceirizadas como os marketplaces envolvem uma gestão complexa. É necessário obter precisão no controle de cada transação, regra de repasse, comissões e taxas, mas isso é praticamente impossível quando o trabalho é realizado manualmente. Para lidar com essa questão, existem soluções de software que conciliam automaticamente os recebíveis e garantem que tudo esteja de acordo.

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