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Gestão de compras: como fazer a administração de compras?

Como você administra a gestão de compras da sua empresa? Essa é uma questão muito importante — afinal, é o que garante que o negócio terá tudo para um funcionamento pleno.

Se, no passado, esse tipo de gestão tinha um papel operacional dentro dos negócios, sendo responsável apenas por fazer pedidos de compras, agora, a sua função é estratégica de gerenciamento completo sobre a política da cadeia de suprimentos.

Então, quer entender como fazer uma gestão de compras mais eficaz? É o que veremos neste post! Continue lendo para entender a sua importância e veja os passos para manter a disponibilidade do seu estoque!

Por que a gestão de compras é tão importante para uma empresa?

Uma gestão de compras eficiente é pautada no gerenciamento de todas as necessidades de suprimentos de uma empresa — decisões de aquisição, contato com os fornecedores e organização da entrada dos produtos. Para assegurar que os itens estejam disponíveis no estoque, é fundamental que a área responsável pelas compras conheça o perfil e as necessidades dos consumidores, além de estar alinhada com as tendências de mercado e as necessidades da empresa.

Dessa forma, a companhia terá condições de atender ao seu público, de ganhar visibilidade e de alcançar a tão sonhada vantagem competitiva. A saúde financeira depende da entrada do dinheiro referente às vendas, mas, sobretudo, do bom uso dos recursos direcionados às compras.

O estoque parado significa que o dinheiro não está empregado corretamente e isso pode acarretar problemas para a aquisição dos produtos procurados pelos consumidores — é com a gestão e com o acompanhamento de perto que todos esses pontos serão acertados.

Como fazer uma boa gestão de compras?

É possível gerenciar bem as compras com algumas estratégias de rotina. Veja o que você pode fazer para melhorar o seu fluxo de processos e as operações para ter uma gestão cada vez mais eficiente.

Estabeleça bem os objetivos

Em primeiro lugar, ter objetivos claros é essencial para uma equipe mais produtiva. Quando só realiza tarefas sob demanda, sem saber a razão por trás delas, o seu time acaba perdendo eficiência e produtividade.

Além disso, a empresa fica sem rumo, pois vê as compras como um mero procedimento, em vez de enxergá-las como uma parte estratégica para o crescimento do negócio. Nesse sentido, a gestão de compras pode traçar diversos objetivos, como:

  • reduzir os preços por meio de negociações com o fornecedor final;
  • reduzir a complexidade da cadeia de suprimentos;
  • desburocratizar os processos do fluxo interno de mercadorias.

Assim, toda a equipe se move com a finalidade de melhorar os resultados operacionais para atingir uma meta. Com uma melhor gestão, o time passa a se sentir mais pertencente e motivado, alinhado com os objetivos do negócio.

O setor de compras pode se tornar um ponto de integração entre os setores, avaliando com eles quais são as suas reais necessidades e de quais insumos eles precisam para atingir a sua máxima capacidade produtiva.

Como consequência, a gestão de compras será capaz de fazer estimativas mais realistas sobre a quantidade de cada suprimento — do contrário, acabaria comprando poucos itens essenciais, enquanto sobrariam aqueles que são pouco usados.

Defina os seus orçamentos

Obviamente, toda empresa tem uma capacidade limitada de compras, logo, é preciso estabelecer o quanto antes um orçamento para cada período. Desse modo, a equipe de gestão pode fazer vários estudos, reuniões e consultas a outros setores para definir as suas prioridades.

Aliás, o tempo será essencial para isso, permitindo que novas ideias surjam e que um planejamento detalhado seja realizado, levando em conta os estoques e a saída dos produtos para estabelecer o calendário de compras.

Faça um controle rigoroso

Uma das principais tarefas da gestão de vendas é manter os estoques em um nível compatível com a saída dos produtos. Esta é uma arte: não ter um excesso de produtos parados — que acabam se deteriorando —, e nem produtos em falta, o que pode decepcionar um novo cliente.

Sem dúvidas, não há nada mais frustrante para um comerciante do que perder um consumidor por não ter um produto. Para isso, o setor de compras deve realizar um controle rigoroso, envolvendo as seguintes tarefas:

  • criação de métricas — com a taxa de saída do produto, a variação sazonal das vendas, a variação sazonal da oferta e o tempo médio de recebimento do fornecedor. Assim, é possível saber:
  1. quanto tempo um produto demora para zerar no estoque;
  2. em quais períodos os consumidores compram mais ou menos;
  3. quando os fornecedores enfrentam a escassez de matéria-prima;
  4. quanto tempo demora desde que você requisita um produto até a sua chegada à empresa.
  • controle rígido e frequente dos estoques — atualmente, com softwares de gestão, é muito fácil ter esse controle em tempo real. Quanto mais você confere o estoque, melhor você entende o comportamento dos clientes e até identifica possíveis desvios.

Estabeleça uma relação de parceria com os fornecedores

Os fornecedores são peças cruciais para a empresa que deseja ter uma gestão de compras eficiente. Garantir bons preços, entregas dentro do prazo e produtos para atender à demanda é resultado do relacionamento construído em cima de uma parceria.

Os critérios para a escolha dos fornecedores devem se ajustar ao planejamento de compras. Quando as necessidades são levantadas, é possível também determinar a quantidade, a qualidade e o preço.

A confiabilidade se desenvolve em ambas as partes, por isso, se, de um lado, a empresa busca fornecedores para parceria, eles, por outro, também são condicionados à regularidade de pedidos e à fidelidade nas compras.

Com os orçamentos em mãos, é possível comparar os detalhes — além dos preços —, como o prazo de entrega, as condições de pagamento e a qualidade dos produtos. Esses são elementos importantes para uma parceria de sucesso. Outro aspecto relevante é verificar a capacidade do fornecedor de atender a demandas específicas e emergenciais. Em caso de estoque zerado pela alta nas vendas, ter fornecedores para suprir a necessidade de reposição coloca a empresa em uma posição diferenciada no mercado.

Mapeie e organize os processos

Para saber como agir efetivamente em relação às compras, é preciso que os processos estejam organizados. O mapeamento é uma etapa importante que, além de definir as estratégias, ajuda a visualizar com mais facilidade os processos em andamento.

A rotina e a comunicação entre os setores envolvidos se tornam mais fáceis quando a demanda de compras é mapeada e organizada corretamente. Ao passo que facilita o trabalho da equipe, colabora para a minimização de gastos desnecessários.

Tenha definido um plano de ação

Com tudo que falamos até aqui, sugerimos um setor de compras que tenha um papel ativo dentro da empresa em vez do tradicional comportamento de fazer pedidos somente quando requisitados ou programados. Para isso, é preciso criar processos para que essa área ganhe eficiência continuamente — ou seja, é necessário ter um plano de ação que direcione cada passo de forma eficiente e contínua.

De início, é essencial criar uma política de compras, de modo que sejam definidos critérios objetivos sobre as decisões de aquisição de produtos, as prioridades da empresa e os processos de requisição de compras.

Elenque todas as atividades principais da companhia e os insumos que serão necessários para que elas atinjam a produtividade máxima. A descrição ajuda no mapeamento e no acompanhamento de toda a rotina.

O segundo passo é criar uma cultura operacional baseada no planejamento. Isso significa ensinar todos os funcionários — de ponta a ponta — a manterem um controle rígido sobre os insumos que utilizam. Desse modo, eles podem avisar com antecedência sobre uma necessidade de reposição, reduzindo as compras emergenciais ao máximo.

Já o terceiro passo demanda estratégias de integração dos setores de compra e de vendas, permitindo que se saiba quais são as flutuações da demanda dos clientes diretamente de quem tem contato constante com eles. Os demais passos devem ser estabelecidos pela própria empresa, tendo em vista as suas necessidades específicas.

Conte com um bom sistema de gestão

Sinceramente, as dicas anteriores serão praticamente inúteis se você não investir em um sistema de gestão. Os seus concorrentes, certamente, já utilizam essa solução, que é capaz de deixar os passos anteriores muito mais fáceis, automatizando os processos, como:

  • entrada e saída de produtos;
  • controle de estoque;
  • históricos de fornecedores e de clientes;
  • tabelas de preços.

Além disso, esses sistemas contam com ferramentas únicas, utilizadas na gestão de compras avançada, como o controle de demanda, a curva ABC de consumo e o MRP. A seguir, vejamos como cada uma delas funciona.

Controle de demandas

Essa ferramenta é capaz de analisar a demanda que os seus clientes — internos e externos — têm para cada produto individualmente. Além disso, por meio de métodos estatísticos, pode indicar as projeções da demanda nos próximos meses ou mesmo nos próximos anos.

Curva ABC de consumo

A curva ABC é imprescindível para a definição de prioridades em uma empresa. Basicamente, ela divide os produtos em três categorias:

  • A — os principais e mais relevantes, que têm maior valor para a empresa. São os 20% de maior saída, devendo ter um estoque superior a 80% do potencial total da companhia;
  • B — os de demanda não tão forte, mas que ainda têm um alto valor agregado. São os próximos 15%, que devem manter um estoque de 30% do potencial total;
  • C — os pouco prioritários, de valor econômico reduzido. Como representam, em quantidade, a maior parte dos produtos, acabam representando também 50% do que é armazenado. Por isso, o seu estoque pode ser mantido a 5% do potencial.

MRP

Essa é a sigla para Material Requirement Planning — ou, em português, Planejamento das Necessidades de Materiais. Essa ferramenta integra várias áreas e processos da empresa, como:

  • recursos humanos;
  • demanda;
  • produção;
  • operações;
  • inventários;
  • relatórios;
  • gestão de pedidos;
  • marketing;
  • finanças.

Trata-se de uma aplicação computacional alimentada por dados da política de estocagem da organização, do calendário de produção e da análise da base de clientes.

Assim, fornece várias funcionalidades e pode indicar automaticamente a hora de comprar novos produtos ou de criar campanhas de marketing para reduzir os estoques de itens que estão perecendo, dos índices de performance etc.

Enfim, com tudo isso, a gestão de compras é capaz de otimizar os lucros em duas frentes. A primeira, como nós vimos, é a redução de custos — já que mantém os estoques em níveis adequados e evita o desperdício. A segunda vem da sua capacidade de permitir que a empresa forneça aos clientes os produtos necessários na quantidade desejada. Desse modo, eles estarão sempre satisfeitos!

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