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Saiba como fazer a otimização logística na sua empresa

Os fluxos logísticos de uma empresa envolvem uma cadeia de operações e responsabilidades diferentes. O cuidado com esses processos é imprescindível para evitar problemas com avarias e má conservação de produtos, roubo ou perda de itens, falta de itens no estoque ou uma péssima experiência do cliente. Felizmente, a tecnologia pode ajudar com a otimização logística.

Com o bom uso de ferramentas adequadas, como um ERP, um WMS ou um TMS, é possível aprimorar essa gestão, garantindo integração de processos e maior visibilidade para superar os principais erros. Nesse sentido, os profissionais de TI devem dominar a fundo esses sistemas para oferecer o melhor suporte e ajudar os colaboradores a obterem o melhor das aplicações.

Se quiser saber mais sobre esse tema, acompanhe!

O que é otimização logística?

A otimização logística é o aprimoramento das operações da cadeia logística e da supply chain, com o objetivo de gerar maior eficiência e redução de custos para uma organização. É a melhoria da forma como a empresa lida com esses processos, de modo a garantir menos problemas para o dia a dia, seja para a própria companhia, seja para os seus clientes.

Assim, é um gerenciamento inteligente da comunicação com fornecedores, da armazenagem de itens, da distribuição, da movimentação, da preparação e do transporte dos produtos. Cuida da entrada da matéria-prima e de insumos até o momento em que os resultados devem ser devidamente enviados aos clientes.

A otimização é um processo constante, de reavaliação do que a companhia tem feito na logística e de como é possível melhorar. É uma análise frequente dos indicadores relevantes do assunto, de modo a estimular o crescimento da organização por meio de resultados satisfatórios e lucrativos.

Quando os gestores encaram os diversos problemas da logística, eles chegam à conclusão de que conseguem solucioná-los com tecnologia. As soluções inovadoras da atualidade oferecem um suporte inteligente para minimizar desafios envolvendo o cuidado com os produtos, da armazenagem ao transporte, bem como a eficácia da movimentação deles.

Tecnologias que envolvem integração de dados e automação são cruciais nesse sentido. A integração permite que a empresa combine bancos de dados para conseguir maior agilidade no acesso a dados relevantes, bem como no desenvolvimento de relatórios para análise. Ao passo que a automação gera menos erros nos processos com o auxílio de sistemas que resolvem algumas tarefas de forma autônoma.

Para que serve?

Toda empresa é orientada por metas. É o que mantém as atividades funcionando e o que permite melhorias e crescimento. Ora, a otimização logística é crucial para que essas companhias alcancem suas metas e consigam efetivamente superar os principais obstáculos ao crescimento e à continuidade das operações.

No mundo moderno, em que é preciso sempre se superar e aperfeiçoar as estratégias, essa constante busca por melhorias é crucial. Mantém a organização competitiva e devidamente interessante para os seus clientes, com melhores experiências para eles.

A otimização também serve para impulsionar inovação nesse setor, com uso de tecnologias centralizadoras, como no fenômeno da transformação digital. A partir disso, a empresa pode até mesmo começar a ampliar os modelos tecnológicos para outros setores e implementar integração entre eles de modo a obter ainda melhores resultados.

Quais são as vantagens da otimização logística?

Agora, vamos analisar as principais vantagens da otimização logística.

Redução de custos

Melhorar processos logísticos constantemente é sinônimo de redução de custos. Afinal, essa otimização leva a um melhor uso dos recursos internos, com a finalidade de tornar as operações mais eficientes e evitar desperdícios. Assim, a empresa consegue gastar menos com suas operações.

Vale mencionar também que o apoio tecnológico na logística gera visibilidade e maior capacidade de controle de etapas distintas: do controle de matérias-primas ao controle de estoque, movimentação de cargas, distribuição e seleção de rotas para o transporte propriamente dito.

Nesse sentido, há menos problemas e imprevistos que geram necessidade de reorganização e retrabalho. Desse modo, a companhia economiza mais.

Outra questão que leva à redução de custos é a diminuição na incidência de perda e roubo de mercadorias. É possível controlar melhor a armazenagem para acabar com as perdas e otimizar o transporte a fim de evitar roubos. Com um acompanhamento mais preciso dos resultados, a empresa consegue evitar esses imprevistos e tornar a cadeia operacional mais eficiente e segura.

Vantagem competitiva

Como já falamos, a otimização constante é um dos principais fatores que permitem a adaptação de uma organização para o mercado atual. Ou seja, é possível obter maior vantagem competitiva e se destacar em meio aos clientes com um serviço que sempre supera expectativas e preza pela eficiência, pela modernidade, pela garantia de segurança etc.

Aumento da produtividade

Se há evolução na logística, há maior agilidade nos processos, controle do uso dos recursos internos, redução de custos e redução de desperdício. Com isso tudo, também vem aumento de produtividade. A empresa consegue fazer mais entregas em um mesmo período, comparado com outros momentos em que a tecnologia não era foco e em que a otimização não era uma prioridade.

Contudo, não somente entregar mais pedidos, é possível obter melhores resultados em outros indicadores: como o índice de problemas no transporte, entregas adequadas ao que os usuários esperavam e menos problemas de comunicação entre as etapas da cadeia logística.

Menos falhas da operação

Uma falha nas operações de logística pode desencadear uma série de erros que levam problemas e prejuízos para o cliente. Dessa forma, a empresa pode perder esse consumidor e afetar negativamente a sua própria reputação. Com a otimização, é possível reverter esse cenário e evitar falhas significativas, inclusive, se preparando para a possibilidade delas acontecerem com proatividade, transparência e inteligência.

Impacto positivo na gestão

Podemos mencionar como um benefício também o impacto positivo na gestão. As tecnologias que proporcionam melhorias geram mais valor para os líderes, permitindo que eles façam o trabalho deles de uma forma mais simples e certeira. Assim, fica mais fácil controlar e gerenciar o dia a dia.

Quais são as principais tecnologias?

Neste tópico, vamos falar um pouco sobre as principais tecnologias que permitem essa otimização nos processos logísticos de uma empresa.

TMS

O TMS é um sistema que ajuda no controle de operações relacionadas exclusivamente com o transporte de mercadorias. A partir de seus módulos, o software controla essa gestão de forma inteligente, permitindo monitoramento de cargas, controle de fretes, pré-fatura de conferência de fretes, controle de tráfego, planejamento de rotas, medição do desempenho dos serviços e rastreamento.

Além disso, também possibilita gerenciamento da manutenção dos veículos, de modo a controlar o cronograma e evitar problemas nas entregas. Com essa administração integrada, a gestão consegue melhorar os indicadores associados ao transporte e diminuir os gastos dessa etapa do processo.

ERP

O ERP também é um sistema de gestão dividido por módulos. A diferença é que o seu escopo é geral e abrange a empresa como um todo. Controla setores distintos como o marketing, vendas, financeiro, RH e também a logística. Com suas funcionalidades voltadas para a cadeia de suprimentos, o sistema favorece otimização dos resultados com automação e integração.

Como tudo está conectado e concentrado em uma única plataforma, a gestão se torna bem menos burocrática e mais simples. Permite integração com outras ferramentas para controle do estoque, do transporte e da comunicação entre as diversas partes.

Big Data

O Big Data é um conceito para descrever a geração de dados que ocorre em sistemas atualmente. Essa geração é extremamente variada em termos de formatos, acontece rapidamente em tempo real e produz um volume grande de informações valiosas que podem ser analisadas para garantir inteligência para a empresa.

Os sistemas de análise de Big Data permitem que a gestão identifique problemas, monitore as aplicações internas, otimize o desempenho e tome melhores decisões. A vantagem de ter uma massa maior de dados é justamente a maior precisão para as análises, o que viabiliza escolhas mais acertadas.

WMS

O WMS é um sistema de gestão como o TMS, com a diferença de que é focado em armazenamento de produtos. Permite o acompanhamento em tempo real do inventário, localização de itens, controle sobre datas de validade, desenvolvimento de relatórios inteligentes, bem como ajuda a organizar fisicamente o estoque. Desse modo, é possível evitar erros na administração e perda de produtos na estocagem.

Com o poder da automação, o WMS favorece melhor gestão do tempo, da equipe e do aproveitamento de recursos. Em decorrência disso, o processo logístico se torna mais ágil e fluido.

Monitoramento de entrega

O momento da entrega envolve uma série de desafios para as empresas. É preciso garantir um controle dessa etapa para prevenir problemas, mas não é simples, uma vez que os produtos estão fisicamente distantes dos gestores e em movimento.

Para otimizar essa questão, os sistemas de monitoramento de entrega empregam GPS e radiofrequência para viabilizar o acompanhamento em tempo real e otimizar a segurança e a transparência.

Quem é o responsável pela otimização logística na empresa?

Geralmente, é dever do setor de TI oferecer o devido suporte para a implantação de tecnologias que visam otimizar a logística. A escolha das soluções ideais e a adaptação das ferramentas para garantir os melhores resultados são responsabilidade dos profissionais especializados.

Por exemplo, os colaboradores técnicos devem oferecer o devido suporte e treinamento para outros membros internos.

Contudo, vale destacar que a otimização é também uma obrigação de toda a empresa. A cooperação é fundamental para que as inovações alcancem a companhia como um todo e gerem resultados realmente efetivos.

Como fazer a otimização logística?

Nesta seção, vamos examinar as etapas necessárias para começar o processo de otimização logística em sua empresa.

Mapeamento dos processos

É fundamental realizar um mapeamento de processos, de modo a gerar visibilidade sobre as operações internas. Esse passo é crucial para que a companhia conheça exatamente todas as etapas da cadeia de processos e consiga identificar a sequência exata de atividades estruturam esse fluxo. A partir disso, é possível identificar problemas em cada uma das etapas de maneira específica e aplicar soluções ideais para cada momento.

Acompanhamento de indicadores

Aliás, os indicadores são justamente a nossa terceira dica. A gestão precisa de um controle ativo deles para poder obter melhorias consideráveis no dia a dia e alcançar as metas, de modo a se destacar no mercado. Indicadores ajudam a entender como as operações estão sendo conduzidas, se tudo está dentro do esperado, dentro dos prazos e com o nível de qualidade desejado.

A partir dessas informações e dessa visão completa dos processos logísticos, os líderes são capazes de entender o que deverá ser mudado para que se chegue a melhores índices. Assim, é viável saber exatamente quais as dores e necessidades de cada momento, a fim de buscar a melhor solução.

Organização da gestão de estoque

A gestão do estoque é imprescindível em um fluxo logístico, sendo uma parte fundamental para otimizar as outras na cadeia. Por isso, priorize bastante essa questão, focando em oferecer maior organização para esse controle.

Antecipação das demandas

Trabalhar com proatividade é sempre mais vantajoso. Primeiramente, é uma ótima maneira de se tornar eficiente, uma vez que os esforços sempre estarão adaptados às demandas. Em segundo lugar, é possível se preparar melhor para oferecer os melhores serviços, com os melhores prazos e sem grandes custos. Em suma, a empresa otimiza a sua capacidade de resposta.

Investimento em tecnologia

Por fim, queremos evidenciar que a tecnologia é crucial para a otimização logística, como já apontamos em vários momentos deste artigo. Por isso, não deixe de investir frequentemente em soluções tecnológicas que vão ajudar com automação, integração, redução de erros e inteligência.

Pense sempre em possíveis melhorias, como mudanças de sistemas, migração de plataforma, implantação de integração de sistema e outras ações.

Como fazer uma otimização logística sem erros?

Acompanhe este tópico para saber algumas dicas fundamentais para a prevenção de erros nesse processo de otimização.

Uma primeira dica é: tenha uma boa rede de parceiros. O fluxo logístico envolve comunicação e parcerias com outras companhias, por isso, é crucial trabalhar na seleção dos melhores integrantes desse grupo. Um exemplo disso é contar com uma boa integração com frete rápido ou integração com correios, por exemplo. Assim, é possível pensar em melhoria dos indicadores e em enfrentamento direto dos principais problemas.

Segundo: capacite sua equipe. Para assegurar que a evolução dos resultados seja um esforço de grupo, é fundamental que você engaje o seu time e prepare todos para essa demanda. É como uma gestão de projetos, em que o processo de adaptação é encarado como um processo com início, meio e fim.

Terceiro: mantenha uma boa comunicação. Comunicar-se bem é necessário para uma melhor gestão da logística, nesse sentido, é preciso trabalhar os canais de comunicação e integração. Foque em eliminar os gargalos nessa área e proporcione maior capacidade de diálogo entre os membros internamente e entre os membros e empresas externas.

Por fim: faça benchmarking. A boa logística depende da análise do que as organizações estão fazendo no mercado. Ao entender como elas encontraram soluções eficientes para seus problemas, você consegue insights para o seu contexto.

A otimização logística é uma estratégia indispensável para empresas que lidam com a cadeia de processos que envolvem movimentação, armazenagem e transporte de produtos. Para chegar a melhores resultados constantemente e preparar a sua companhia para o mercado, é fundamental obter o melhor suporte possível das ferramentas tecnológicas e uma relação saudável com os parceiros na cadeia.

Gostou da abordagem? Entenda melhor como funciona a integração com os correios.

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