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Fique por dentro de como fazer um planejamento de compras eficiente

Houve um tempo em que a prioridade das empresas estava apenas na ampliação da sua capacidade de vender. Com a mudança de comportamento dos consumidores, aliado as novas formas de comunicação e consumo, o planejamento de compras se tornou um processo muito mais elaborado.

É necessário enxergar esse processo como algo que começa muito antes do cliente entrar numa loja e, sim, quando a empresa decide o que será vendido e a quantidade.

Além disso, as empresas podem contar com o auxílio de ferramentas poderosas, que permitem análises preditivas e uma gestão baseada em dados. Conseguir alinhar, negociações, análises de dados e mercado e as novas formas de comunicação direta com os consumidores, é um grande desafio para as corporações que querem extrair o melhor de seu planejamento de compras.

Quer entender melhor a importância do processo de compras e como fazê-lo de forma eficiente? Confira!

Por que é tão importante fazer um bom planejamento de compras?

Um dos principais objetivos de um bom planejamento de compras é não deixar o estoque cheio de mercadorias que perdem o valor com o tempo. Isso porque, a retenção de produtos perecíveis, ou sazonais, podem fazer você perder todo o investimento inicial.

Por mais que muitos empresários associem o excesso de estoque ao baixo fluxo de clientes em determinadas datas, temos que ter em mente que uma empresa bem gerida consegue se adaptar aos movimentos de mercado. O planejamento de compras vem como forma de equilibrar essa balança, ou seja, identificar previamente as movimentações sazonais — épocas de maior e menor fluxo, e fazer as compras com essa estimativa.

Além de monitorar os números, para alinhar a quantidade comprada ao fluxo, é importante fazer o inventário atual do estoque, para saber o que está “encalhado”. Essa é uma boa forma de analisar o que realmente agrada o público-alvo, planejando uma compra que atenda os anseio deles.

Quais são os impactos positivos de um bom planejamento de compras?

Quando bem-feito, o planejamento de compras diminui consideravelmente a necessidade de investimento em capital de giro, pois as chances do produto sair e você não ter um estoque envelhecido aumentam. Além disso, um estoque repleto de produtos antigos e que tem dificuldade de saída, gera custos extras, pois a empresa deverá garantir a integridade dos materiais para que não fiquem com aparência de velhos ou não estraguem.

Isso requer investimento em refrigeração, iluminação especial, conservantes etc. Além disso, dependendo do tamanho do estoque, o excesso restringe a chegada de novas peças que, muita das vezes, acabam sendo armazenadas de forma errada.

Como fazer um planejamento de compras eficiente?

Acompanhe o inventário

Mais do que comprar, é importante monitorar o fluxo do seu estoque e conhecer em detalhes os recursos que têm uma maior saída e precisam de reabastecimento em ciclos mais curtos.

Com o monitoramento será possível identificar também se a matéria-prima atual é suficiente para manter o processo produtivo até a próxima compra, para evitar que os produtos com baixa procura fiquem encalhados no toque. A relação entre esses fatores definirá o tópico seguinte, que é a frequência das compras.

Gerencie os fornecedores

Outro ponto positivo de se fazer um bom gerenciamento de compras é que você passa a ter uma maior percepção dos fornecedores. Dessa forma, o gestor poderá analisar se os fornecedores atuais estão de fato atendendo a sua demanda, ou se é possível encontrar alternativas com um melhor custo-benefício no mercado.

A gestão de fornecedores também beneficiará as negociações, pois, dependendo do volume de compras que for feito, será possível fazer solicitações de descontos ou preços diferenciados, de acordo com a expectativa de compras no período estipulado. Essas negociações, se bem implementadas, criarão uma relação comercial de confiança, que poderá render acordos pontuais que gerem benefícios para ambos com condições especiais.

Faça uma estimativa das vendas futuras

Faça uma análise de seu histórico de vendas, se possível, sempre comparando épocas iguais. Por exemplo — é bem mais fácil comparar o período de janeiro a abril de 2018, com janeiro a abril de 2019, pois assim, a empresa terá uma estimativa baseada nas mesmas condições, clima, datas comemorativas e outros acontecimentos cíclicos.

Com essa análise, será possível definir o valor a ser vendido nesse período e fazer uma compra mais fiel possível da época em questão. 

Defina os ciclos de compras

A definição dos ciclos de compra tem como objetivo principal uma maior organização do orçamento. Assim, será mais fácil para a empresa manter um planejamento e definir o giro de estoque ideal para aquele período de tempo — quantidade de vendas que o estoque deverá suprir. Por exemplo, se você vai fazer a compra a cada dois meses, deverá fazer um planejamento para 60 dias de vendas.

Crie uma política de precificação

Outro fator importante é a política de precificação, pois ela permite fazer um cálculo mais elaborado do que precisa ser comprado. Basicamente, você deverá fazer uma previsão das vendas e multiplicar pela margem que utiliza nos produtos. Depois é só subtrair um para chegar no valor final de compra. Se vocês têm o hábito de utilizar um markup multiplicador para chegar ao valor da compra, divida a sua previsão de venda pelo markup.

Automatize o processo

Em pleno século 21 não faz mais sentido gastar tempo, recursos e funcionários com tarefas repetitivas e burocráticas. Com o auxílio de um sistema de gestão, a empresa poderá automatizar o processo de compras e de estoque, garantindo mais precisão e qualidade nas análises.

Além da gestão de compras, um sistema integrado, com um banco de dados centralizado, facilitará a integração dos dados das compras com outros setores da empresa, facilitando as análises, obtenção de indicadores emissão de relatórios.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de se ter um bom planejamento de compras, para que a empresa não fique com um estoque excessivo e consiga atender os anseios de seu público-alvo.

Gostou do post? Quer saber como melhor a eficiência do planejamento de compras de sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.

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