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Mapeamento de processos: entenda o que é, qual a importância e como fazer

O mapeamento de processos é um dos tópicos abordados no consagrado “Guia PMBOK” que, atualmente, está em sua sexta edição. Espécie de “bíblia” dos processos empresariais, é o material mais completo sobre o tema e alvo de estudos dos melhores especialistas. 

Com base em seus conceitos, veja neste conteúdo os passos básicos da sua implementação e por que motivos pensar desde já em mapear os seus processos de negócio. Boa leitura! 

Do que o mapeamento de processos trata?

Segundo o Guia PMBOK, um processo consiste em um conjunto de atividades sobrepostas que, no final, geram resultados para a empresa e para seus clientes. Sua estrutura simplificada é a seguinte:

  • entradas (como resultados de outros processos, ordens ou decisões, por exemplo);
  • técnicas e ferramentas;
  • saídas (produtos, serviços, desenhos ou planos, entre outros resultados esperados).

Quais razões para mapear os processos na empresa?

Processos desalinhados conduzem necessariamente a resultados ruins. É o que acontece, por exemplo, quando a migração de um sistema em uma empresa faz com que se percam dados ou até pioram o quadro anterior. Por sua vez, com processos bem delineados, esse tipo de contratempo passa a ter chances mínimas de ocorrer.

De que maneira ele deve ser feito?

Normalmente, a terceirização — ou outsourcing — é a melhor resposta quando se pretende mapear os processos. Afinal, com a visão de outros especialistas, a empresa se obriga a conhecer e reparar suas próprias falhas. Isso pode não acontecer quando os possíveis envolvidos nessas falhas participam da mudança. Sendo assim, o mapeamento de processos, de forma resumida, pode se estruturar como descrito a seguir.

Trace objetivos  

O passo número um pede que sejam associadas metas à mudança que está por vir. Sua empresa pretende reduzir o tempo gasto com determinada tarefa? Ou, quem sabe, esteja precisando “turbinar” seu atendimento, com processos mais ágeis? Seja qual for o objetivo, ele deve ser capaz de ser traduzido em números, para que possa ao final ter o seu sucesso medido.

Conheça os fornecedores 

No seu processo de atendimento, quem são as empresas responsáveis por fornecer os insumos e recursos necessários? No setor de compras, por exemplo, de quem é essa responsabilidade? Tendo seus fornecedores reconhecidos, é possível então atribuir funções e, se necessário, incluir ou excluir pessoas em um processo que esteja sendo modificado.

Identifique as entradas 

A partir das metas e dos fornecedores identificados, é hora de finalmente identificar as entradas de um processo, seja externo ou interno. Alguns exemplos nesse sentido são:

  • pedidos de clientes na loja;
  • solicitações por parte do setor de compras;
  • ordens de serviço para o setor de infraestrutura.

Reconheça os componentes

Que ferramentas e recursos sua empresa utiliza no processo que está sendo mapeado? Essa é uma etapa muito importante, já que é dela que você vai tirar informação para montar o orçamento do processo que está nascendo. 

Determine as saídas do processo

Finalmente, tendo todos os elementos-chave identificados, é hora de mapear as saídas do processo em questão.

Para facilitar o cumprimento desta e das outras etapas, você pode utilizar ferramentas como:

  • BPMN.io;
  • HEFLO! Documentação;
  • Draw.io;
  • Sydle.

Onde um sistema ERP entra nessa história?

Para ter ainda mais agilidade em seus processos, um sistema ERP cai muito bem porque, com ele, sua empresa pode automatizar etapas importantes. Sistemas desse tipo são úteis para padronização, garantindo assim que os novos processos estejam alinhados às metas, valores e missão da sua empresa.

Viu só como o mapeamento de processos é de fato uma solução para quando seus resultados não vão tão bem quanto se espera? Com o apoio dos recursos e das parcerias certas, o resultado só pode ser o aumento na eficiência em todos os sentidos.

Aproveite e compartilhe este conteúdo em suas redes sociais para que outros tenham insights como os que você acabou de ter.

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