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Saiba como aumentar a agilidade nos processos da empresa

O momento atual do mercado tem exigido cada vez mais dos negócios. A globalização e a inovação têm demandado uma resposta ágil para os desafios corporativos e, por isso, deve-se sempre estar atento à agilidade nos processos da empresa.

Afinal, a velocidade nos sistemas de operação — aliada à eficiência e à assertividade — são determinantes para manter uma vantagem competitiva. Por essa razão, os gestores deverão continuamente pensar em como otimizar o desempenho dos processos organizacionais.

A tecnologia se tornou uma ferramenta imprescindível nesse sentido com ferramentas de automação de tarefas, integração de sistemas e controle de resultados. Se você quer aprender como aumentar a agilidade nos processos da sua empresa, não deixe de ler o nosso post até o final!

Como aumentar a agilidade nos processos da empresa

Usar softwares de gestão para padronização e melhoria de processos

Atualmente, estamos vivendo na época da gestão digitalizada e automatizada. Grande parte dos processos podem ser realizados ou controlados por softwares com muito mais eficiência do que aqueles feito inteiramente por humanos. Assim, as tarefas repetitivas, como preenchimento de planilhas e integração de bancos de dados, podem ser feitas por máquinas.

Consequentemente, os funcionários responsáveis por elas poderão se dedicar a atividades mais importantes e complexas. Afinal, elas demandam a inteligência e a criatividade que um computador não pode ter. Um dos efeitos secundários dessa medida é o aumento da satisfação no trabalho, pois eles se sentem mais valorizados. Com o tempo, haverá um ganho de agilidade e produtividade, que pode alcançar um patamar muito mais elevado.

Outro benefício significativo trazido pelos softwares é a padronização de processos. Para o sucesso da estratégia, é essencial criar processos comuns a todos com a finalidade de regular a entrada e saída de dados dos sistemas. Afinal, as máquinas funcionarão de forma idêntica a todos, ao contrário dos processos manuais — os quais cada um pode executar do seu próprio jeito. 

Esse passo é importantíssimo para todas as empresas, pois garante que os resultados estejam em conformidade com a missão da companhia, dos sócios e dos clientes. Com isso, todos os colaboradores e gestores tomam decisões corporativas corretas, além de ficarem responsáveis constantemente pelos processos de controle qualidade dos produtos e dos próprios trabalhos. 

Sem a padronização, os processos entram em conflito e se desviam dos objetivos do cliente — o que origina a maior parte dos erros operacionais. 

Enfrentar os problemas internos

Existem muitos fatores que simplesmente minam a agilidade nos processos da empresa, como:

  • diretores com prioridades divergentes;

  • medo do fracasso ao assumir novas responsabilidades ou ferramentas;

  • procedimentos de gestão burocráticos;

  • falta de valores de governança etc.

Dessa forma, sua empresa deverá identificar esses problemas e elaborar seus processos ágeis, com a finalidade de se adaptar a eles. Para isso, algumas medidas podem ser tomadas:

  • procedimentos de alinhamento e realinhamento de tarefas tendo em vista os resultados dos negócios;

  • engajamento regular de clientes e usuários nos processos de otimização contínuos;

  • uma tendência à governança baseada em auditoria, isto é, em aferição do cumprimento dos padrões de processos e dos resultados corporativos. Nesse sentido, os softwares são essenciais, pois possuem ferramentas de transparência e de conformidade.

Portanto, a missão da agilidade é trazer o foco para os resultados e a qualidade dos produtos/serviços. A governança de todas as decisões, processos e trabalho é direcionada para garantir a entrega contínua de valor e resultados de negócios.

Utilizar a nuvem

Quando sua empresa precisa contar com toda a infraestrutura de TI interna, vários problemas de atrasos e lentidão podem aparecer:

  • o tempo de instalação dos servidores leva alguns dias e, portanto, acabam interrompendo as atividades do seu negócio;

  • a manutenção das máquinas é responsabilidade sua e, consequentemente, você deve ter funcionários capacitados e dedicados para esse tipo de tarefa;

  • qualquer erro no sistema ou imprevisto poderão gerar a suspensão das atividades.

Com a nuvem, o provedor terá de fornecer para você um serviço contínuo, 24 por dia, 7 dias por semana. Além disso, toda a infraestrutura será mantida por ele. Consequentemente, você pode concentrar todos os recursos corporativos nos seus produtos principais — em vez de se preocupar com tarefas secundárias. Por esses motivos, a grande maioria dos negócios atuais estão investindo pesado em soluções na nuvem.

Ter um sistema com suporte para que a empresa não fique desamparada

Além de tudo isso, é necessário escolher uma solução tecnológica com um suporte amplo e resolutivo. Então, torna-se imprescindível contar com um provedor confiável e reconhecido no mercado. Afinal, todas as empresas precisarão procurar a ajuda técnica em algum momento, seja para tirar dúvidas seja para requisitar a resolução de problemas.

Portanto, o tempo gasto com o atendimento telefônico ou virtual deve ser rápido. A disponibilização de técnicos deve ser rápida. O retorno às atividades do negócio deve ser rápida. Caso contrário, isso compromete a agilidade do seu negócio. 

No entanto, não é somente esse suporte para correção de problemas que importa. Você precisará verificar se o próprio provedor fornece treinamento e capacitação adequados para que seu negócio esteja utilizando o software o quanto antes e com a maior produtividade possível. Quando sua empresa fica responsável pelo processo de aprendizado das ferramentas, você tem de dedicar uma equipe de TI inteira para explorá-las e, então, explicar aos demais colaboradores.

O provedor é a melhor pessoa para capacitar seus times. Afinal, eles conhecem todas as nuances dele, como os atalhos, os comandos especiais etc. Portanto, fornecedores de tecnologia responsáveis sempre incluem uma etapa de treinamento nos processos de implementação de softwares.

Com essas dicas, certamente você alcançará maior agilidade nos processos da empresa. Sabemos que é uma tarefa árdua responder aos desafios corporativos atuais com agilidade. Por isso, todo gestor deverá contar com a disponibilidade contínua das ferramentas virtuais. A digitalização dos negócios é uma realidade, e é crucial ter uma estratégia para implementá-la o quanto antes!

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Esta postagem possui 1 respostas

  1. Olá aqui é a Jeska Grecco, eu gostei muito do seu artigo seu conteúdo vem me ajudando bastante, muito obrigada.

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